Lean Finansiel Månedslukning

 

 

Finansiel rapportering i høj kvalitet umiddelbart efter månedsafslutning, bliver mere og mere central for virksomhederne.

Mange kæmper med at få tallene ind, og controlle om de er korrekte, og forklare afvigelser og fejl.

Og så bruges der mange ressourcer i Finance, som belaster organisationen og tager tid fra Business Controlling.

Samtidig er der stort pres i forhold til lukning af f.eks. kreditorer – hvad skal med i hvilken måned, periodiseringer, samt fakturering af projekter og leverancer. Har vi fået det hele med?

Der er meget som spidser til op til månedslukning, og det er derfor godt at have en lean proces, hvor dem der leverer ind til månedslukningen rent faktiske leverer, og hvor økonomi tager knivskarp styring af controlling og rapportering.

Mange virksomheder har imidlertid ikke et tilstrækkeligt overblik som viser, hvem der gør hvad, og hvornår ved månedslukning. Mange savner også faste terminer, og et klart overblik som viser sekvenserne og sammenhængene.

Som følge af det, er der et stort spild i processen.

Det er imidlertid ikke så vanskeligt at få styr på lukningen. Her er en simpel metode som virker.

Fordelen ved den finansielle månedslukning er, at den sker hver måned. Ja, det lyder lidt ”friskt”, men i og med månedslukningen har været gennemført mange gange, så ved dem der deltager præcist, hvad de gør i dagene op til lukningen og efter månedsskiftet.

Det betyder, at det er meget, meget simpelt at kortlægge forretningsprocesserne og sammenhængene i swimlanes.

Det er også let at få en frugtbar diskussion om sammenhænge og forbedringer.

Her er en fremgangsmåde som virker:

Trin 1: Inviter de centrale deltagere i Finance der er involveret i lukkeprocessen til en dagsworkshop.

Trin 2: Brainstorm om de fagområder (swimlanes) der skal indgå i lukningen. Kan f.eks. være på niveauet rapportering, periodisering, controlling, kreditorer, debitorer, løn, afskrivninger, rejseafregning, finanskontering m.fl. Se figur herunder.

Trin 3: Hver ansvarlig skriver post-it med de opgaver der gennemføres og dag for gennemførelse, som hænges på brown paper swimlanes i sekvensen: Tidligst først.

Trin 4: Opgaverne kobles sammen med forbindelseslinjer efter den sekvens der er i opgaveløsningen.

Trin 5: Det diskuteres om processen er lean? Herunder om samarbejdet på tværs kan forenkles og om processen kan forbedres.

Trin 6: Forbedringer aftales nærmere med de ansvarlige i et særligt forløb, og der tilrettelægges tidsplan for månedslukningen.

Swimlanes kan efterfølgende dokumenteres og printes som større posters, så alle er klar over sammenhængene.

I arbejdet med månedslukningen er det naturligt, at mange bidragsydere i forretningen påvirkes, og skal agere på en ny måde. Her er visuel kommunikation med posters af processerne hensigtsmæssig.

Forbedringerne er ofte en stor fordel for alle, fordi Finance sparer ressourcer, månedsrapporten er færdig tidligere, og både Finance og forretningen i højere grad kan stå inde for kvaliteten i rapporteringen.

God fornøjelse med Lean af de finansielle processer – det er ikke så svært eller krævende, som man kunne frygte.

 

>>> læs eventuelt mere - se Ferrosan Medical Devices-case under Cases