Hvordan digitaliseres ledelsens strategiarbejde?

Denne artikel beskriver kort med billeder og tekst, hvordan ledelsens strategiarbejde kan understøttes af en digital løsning. Digitalisering af ledelsesarbejdet benyttes bredt til understøttelse af alle de opgaver ledelsen skal arbejde med både strategisk og rent operationelt. I denne artikel illustreres digitalisering målrettet stragegiarbejdet.

Resultatet af en strategiproces er bl.a. et antal strategiske spor og mål for hvert spor.

Men hvad gør man så for at eksekvere strategien? I større organisationer etableres ofte et Program Management Office, hvor programlederen og projektmedarbejdere igangsætter aktiviteter og følger op på resultaterne. Som støtte for programledelsen og de ledere og medarbejdere der i det daglige samarbejder om at udrulle strategien, er det er fordel, at bruge en fælles digital løsning til at understøtte eksekveringen.

I mellemstore til mindre organisationer er det direktørerne der igangsætter og følger op på strategiske handlinger. Her kan direktionen og nøglepersoner bruge den digitale løsning til at planlægge og følge op på handlingerne.

Denne artikel er målrettet fortællingen om, hvordan man arbejder med digitale løsninger i strategiarbejdet. Fordele, indhold, hvad man gør og hvordan en digital løsning bruges.

Hvorfor er en digital løsning en fordel?

Ved at bruge en digital løsning kan direktion, programledelsen og delprojektlederne følge fremdriften i udviklingen. Det er samtidig muligt for projektgrupperne at arbejde i eget projektrum og på tværs af geografi, og dermed have en fælles platform, hvor de deler viden for deres egne indsatser.

Ved at bruge fælles digital løsning opnås ensartet rapportering på tværs af de strategiske spor. Der opnås også et godt overblik, der fortæller om der er fremdrift i udrulningen af strategien.

Alt i alt er det en fordel, at bruge en digital løsning til eksekveringen af strategien.

Indhold den digitale løsning til strategiformål 

Herunder følger et konkret eksempel på en strategiudrulning i en organisation indlagt i den digitale løsning.

Efter en endt strategiproces er de strategiske indsatsområder besluttet. F.eks. som herunder.

Som vist herover, er der planlagt strategiske spor, start- og sluttidspunkt, samt hvem der er ansvarlig. I den løbende rapportering af fremdrift vises i trafiklys målrettet resultater, tid og økonomi. Færdiggørelsesgraden vises også, her fra 1-10.

Hvert strategisk spor underopdeles i de faser der gennemføres. Herunder er vist faser for ”Kundeservicestrategi”:

Løbende rapporteres færdiggørelsesgraden og om resultater, tid og økonomi er som forventet. Trafiklys opsættes fleksibelt, så det er muligt, at vælge færre eller flere og give dem de betegnelser der passer bedst til den enkelte organisation. Det er også muligt, at arbejde med faktisk start/slut, så man løbende kan se, om aktiviteter gennemføres som planlagt. 

Hvis der er behov for yderligere detaljering, er det også muligt, at underopdele en fase i flere delaktiviteter. Det kan være en fordel, hvis aktiviteten er lang og kompliceret med flere delresultater. Ved at opdele i delaktiviteter opnås en bedre mulighed for at uddelegere, og følge udviklingen detaljeret.

I valget af funktionalitet, skal man søge at holde kompleksiteten på et minimum. Alle data skal oprettes og vedligeholdes, hvilket ofte er en udfordring. Start med det der er det mest nødvendige, og udbyg efterhånden som der er erfaringer og behov. 

Hver fase styres som vist herunder som en selvstændig handling.

Herover: For hver fase har arbejdsgruppen mulighed for at dele flere informationer med hinanden. Som nævnt ovenfor er der planlagt start/slut og færdiggørelsesgrad. Det er også her at trafiklysene opdateres.

Arbejdsgruppen kan også dele kommentarer omkring fremdrift. Ovenfor er vist kommentar om møderesultat. Det er praktisk, fordi bemærkninger om det der arbejdes med let kan udveksles. En mail forsvinder desværre let i mængden af mails, men i den fælles digitale løsning er det enkelt at se, om der er kommet vigtigt input fra samarbejdspartnerne i f.eks. Sverige, US og Japan.

Det er også enkelt, at uploade dokumenter og mails. Det kan være beslutninger og status på fremdrift. På den måde findes dokumenterne om emnet et samlet sted tilgængelige for projektdeltagerne.

Som rapporteringsform findes flere rapporter, herunder denne grafiske visning:

Hvordan gør man så i praksis?

Step 1: Fra strategi til handlingsplaner

For at kunne styre udrulning af strategien i en digitale løsning, er der for behov for at få ”de store tanker” omsat til konkrete handlinger. Det kræver en målrettet plan for aktiviteter, tidsrammer og hvem der ansvarlige/gennemfører.

For at kunne udføre et stykke arbejde, skal man planlægge de handlinger, som fører til de forventede resultater. Handlingerne kan f.eks. være:

  • Salgsplan målrettet et marked
  • Bygge en ny fabrik
  • Indføre en ERP-løsning.

Det man konkret gør er at fastlægge de strategiske spor og milestones.

For hvert strategisk spor afklares ansvarlig leder for milestones, faser og de leverancer der leveres ved hver milestone. Der afklares også hvem der deltager i strategi projektarbejdet.

Herefter består opgaven i at opsætte strukturen i den digitale løsninger med de opfølgningsområder der er, indlægge planer, igangsætte arbejdet og følge op på gennemførelsen.

Step 2: Opsætning af den digitale løsning

Nygaard Advisory tilbyder en standard digital løsning, klar til at tage i anvendelse, men det anbefales at tilpasse strukturer og betegnelser til netop jeres behov. Et forløb med design og tilretning som gennemføres på kort tid, fordi løsningen er opbygget fleksibelt, hvor alt let kan ændres.

I opsætningen tages stilling til følgende:

•       Struktur for projekterne i programmet

  • Strategiske spor, projektområder og aktivitetsområder
  • Strategiperiode, projekttype og organisatoriske områder

•       Projektorganisation

  • Ansvarlige
  • Projektgennemførende
  • Autorisationer: åbnet for alle, eller mere lukkede projektrum

•       Tidsplanlægning og status

  • Planlagt start og slut
  • Faktisk start og slut
  • Status: Planlagt, igangsat, gennemført - eller mere detaljeret status

•       Notifications

  • Behov for at blive informeret om snarlig forventet handling, f.eks. start af aktivitet eller forventet afslutning
  • Mail eller sms notification?

•       Fremdriftsrapportering

  • Trafiklys – f.eks. tid, økonomi, kvalitet
  • Færdiggørelsesgrad og fremdrift
  • Samlet ledelsesrapportering på tværs af projekter

•       Dokumentation

  • Behov for at lagre f.eks. statusdokumenter, mails, handlinger, opnåede resultater m.v.

Opsætningen kan være meget enkel, men det er også muligt, at bygge mere komplekse strukturer.

Behovet for kompleksitet vælges helt selv af brugerne.

Det anbefales, at starte med en enkel struktur. Når der er opnået erfaringer, er det lettere at udvide og tage ny funktionalitet i anvendelse.

Step 3: Klargøring og brug af løsning

Klargøring af data og introduktion til brugere

Igangsættelsen består i at projektmedarbejderne indlægger strategiske spor, faser, aktiviteter, ansvarlige og projektmedarbejdere i den digitale løsning. Det kan enten ske ved dataoverførsel eller ved manuel indtastning.

Løsningen er derefter klar til at projektgrupperne kan begynde at arbejde i løsningen. For at have det fulde udbytte af den digitale løsning gennemføres en introduktion for brugerne, så alle har forstået sammenhænge, og hvordan de udnytter løsningen bedst muligt.

Brug af løsning

For at kunne bruge den digitale løsning effektivt fastlægges hvordan strategieksekveringen sker i praksis. F.eks.:

  • Opfølgningscyklus – hvor ofte og hvem der opdaterer og arbejder i løsningen
  • Rutiner for rapportering og notifications
  • Delorganisationer, ledelse og medarbejdere som skal modtage rapportering.

Der tages løbende stilling til, om strukturer skal justeres i den digitale løsning, f.eks. med nye rapporter, samt om anvendelsen kan forbedres.

Hvis du vil vide mere:

Kontakt Nygaard Advisory for mere information om digitalisering af ledelsesarbejdet

Mail: hnygaard@nygaardadvisory.dk

Tlf.: 26 81 81 23