Case fra Aquarden Technologies - etablering af Advisory Board

Baggrund

Aquarden Technologies Aps har udviklet et banebrydende teknologisk vandrensningsanlæg til rensning af spildevand. Salg af løsningen er ved at blive gennemført, og de første kunder er på vej ind. Virksomheden består af 12 ansatte som organisatorisk er inden for områderne produktion, laboratorium, salg og markedsføring, test og indkøring, samt CEO og administration.

Aquarden havde i efteråret 2014 etableret en ledelse, tilrettelagt strategi- og forretningsplan og internt var der gennemført en forventningsafstemning omkring eksekveringen af strategien. Tilbage stod et ønske om at tilknytte eksterne i en bestyrelse eller i et Advisory Board. Ønsket var at få input og idéer fra eksterne om både strategiske ledelsesemner, samt omkring løsning af daglige udfordringer. Årsagen til det var bl.a. at Aquarden nu står over for lancering af produktet, og dermed et skift til en mere driftsorienteret virksomhed. Det skift kræver, at der løbende bliver behov for at gøre tingene på en ny måde. Input ude fra kan derfor have stor værdi i det udviklingsforløb. 

Forløbet

Bestyrelse kontra Advisory Board
Et Advisory Board blev valgt, fordi CEO ønskede sig flere sparringspartnere fra forskellige professionelle roller uden de mange juridiske bindinger som findes i en bestyrelse.  Advisory Boardet skulle imidlertid fungere præcis som en bestyrelse. I Advisory Boardet skulle gennemføres alle de sædvanlige bestyrelsesaktiviteter som udsendes af agenda og materiale inden mødet, behandling af emner, træfning af beslutninger, referat og opfølgning i forhold til fremdrift.

Roller i Advisory Boardet
Første opgave var herefter at afklare hvilke roller der var behov for i Advisory Boardet. På grund af behovet for øget og strømlinet salg blev det valgt, at have en salgsrolle som kunne give sparring på det område. Laboratorieområdet er også et centralt område, som hele tiden skal udvikle sig i takt med at nye kunder kommer til. Så en rolle der varetager laboratoriet blev også besluttet. Produktionen gennemføres nu hos Aquarden, men det kan ikke udelukkes, at mere og mere produktion på sigt skal lægges uden for Aquarden. Rollen med at varetage produktionsudvikling er derfor også værdifuld i Advisory Boardet.
Af hensyn til at have fokus på, at Aquarden stadig er en lille virksomhed der skal udvikles fra det stade, blev det også besluttet, at have en rolle som varetager ledelse i en mindre virksomhed. Den rolle ville give en god balance i forhold til de tre øvrige mere fagrettede ekspertroller. For hver rolle blev der udarbejdet en rollebeskrivelse.

Krav til kandidater baseret på rollebeskrivelser
Dernæst kom opgaven med at beskrive, hvilke krav der med udgangspunkt i rollebeskrivelsen er til kandidaterne.
Til salgsrollen var der behov for en salgsdirektør fra mindre BtB virksomheder, som sælger maskiner og maskinanlæg. Gerne inden for vandhåndteringsområdet, men det var ikke et krav.
Til laboratorierollen var der behov for en ekspert, som kendte til spildevandsrensning. Gerne fra en virksomhed der som restprodukt i et procesanlæg havde spildevand. Rollen skulle besættes af en laboratoriestærk kemiuddannet ekspert, som samtidig havde en ledelsesmæssig erfaring.
Til produktionsrollen var der behov for en som havde erfaring med ledelse af et produktionsområde, men som også havde udviklet produktion, outsourcet produktion og som var teknisk velfunderet.
Aquarden havde allerede en start-up sparingspartner som kunne varetage den rolle. Så den person kom let på plads.
For hver rollebeskrivelse blev der udarbejdet en tilhørende kravprofil med de krav der stilledes til kandidaterne.

Søgning efter kandidater
Nu skulle vi finde personerne, og det skete ved at bruge Linkedin og vores netværk. Vi søgte, og fandt, for hver rolle 4-5 personer, som vi herefter gik nøje igennem i forhold til kravprofilerne. To blev udvalgt for hver rolle og inviteret til en samtale med CEO, som herefter valgte dem der skulle med i Advisory Boardet. Formalia omkring honorar, aftale, forretningsorden for Advisory Boardet (spillereglerne) og fortrolighedserklæring blev herefter fastlagt. 

Advisory Boardet i funktion
Derefter blev årets møder tilrettelagt. Mødestrukturen blev tilrettelagt, så behandling af udviklingsplaner og strategi, handlingsplaner i afdelingerne, status for fremdrift, budget/økonomi hænger sammen med årscyklussen i Aquarden. På den måde kan Advisory Boardet give input til ledelsesarbejdet, og dermed bidrage med værdifuld viden og spørgsmål som kan bruges i den fortsatte udvikling.

Processen med at etablere Advisory Boardet tog omkring 2 måneder. Det er nu på plads, og har holdt første møde ultimo januar 2015.

Herunder er CEO og ejer Zhuoyan Cai oplevelse af forløbet og samarbejdet:

”Henrik Nygaard har gjort et fantastisk job med at hjælpe mig med at skræddersy et Advisory Board, som kan skabe megen værdi til mit firma. Jeg har aldrig haft et Advisory Board før, og troede det ville være en meget kompliceret og tidskrævende proces, men Henrik var virkelig professionel og systematisk med at koge processen ned til noget håndgribeligt og passende til firmaet.  

Henrik var meget lyttende, og var især god til at forstå og identificere mine udfordringer inden vi gik i gang med at finde kandidater.  På den måde blev det meget nemmere at finde de rigtige kandidater og kompetencer til Advisory Boardet.  Jeg kan anbefale Henrik som en meget professionel konsulent at samarbejde med.”

CEO og ejer Zhuoyan Cai, Aquarden Technologies Aps