Økonomichefens rolle i strategiprocessen

Denne artikel søger at beskrive den rolle økonomichefen typisk har i forhold til gennemførelse af strategiprocessen. Der har de seneste år været arbejdet meget med at bevæge økonomifunktionen væk fra udelukkende at være regnskab og bogholderi, til også at varetage en rolle hvor der skabes mere værdi i forhold til virksomheden. Denne udvikling er overordnet vist i figuren herunder.

Som en del af "Value Creating Function" indgår, at økonomichefen skal bidrage effektivt i strategiprocessen og i den proces have en aktiv og værdiskabende rolle.

Hvad er en strategiproces?

Der er meget stor forskel på en teoretisk handelshøjskole strategiproces, og den proces der gennemføres i praksis i de fleste virksomheder. Den proces der tales ud fra i denne artikel, er den praktiske måde der arbejdes med strategi på i mange virksomheder.

Den praktiske strategiproces er typisk karakteriseret ved:

  • Årlig tilbagevendende begivenhed hvor mål, aktivitetsplaner og budgetter tilrettelægges
  • Ledelsen er gennemførende og kan være supporteret af strategi-stabsfunktion
  • Dele af organisationen involveres. Eksempelvis på følgende måde:
    • Salg leverer data om kunder og produkter
    • Drift og Manufacturing supplerer data om investeringsbehov og udviklingsbehov i f.eks. supply chain
    • Økonomi leverer omkostningsdata og fastlægger budgetter
  • Processen gennemføres over en en-to måneders periode
  • Indholdet i processen varierer meget – også dybden af analyser og dokumentation er stærkt varierende
  • Resultatet er en strategiplan som typisk rækker 2-3 år ud i tid, med fokus på kommende års salg, produktudvikling, driftsudvikling og økonomi.

Strategiprocessens faser

Strategiprocessen består typisk af følgende tre faser:

Fase 1: Forberedelse

I forberedelsesfasen ligger det indledende arbejde med til tilrettelægge strategiprocessen, indsamle data og gennemføre analyser, som kan danne grundlag for strategiske beslutninger. Økonomichefen er typisk involveret i at bidrage med data, men hyppigt ikke særlig meget involveret i at tilrettelægge processen. Herunder fastlægge succeskriterier - hvad skal der komme ud af det. Øvelsen er ofte styret af CEO og i større organisationer af en stabsfunktion der har det som sit ansvarsområde.

Opmærksomhedspunkter for økonomichefen: Vær proaktiv i tilrettelæggelsen af strategiprocessen. Fokuser på udbyttet og afklar derfra hvilke analyser der skal gennemføres, hvem der er ansvarlige og hvilke data der skal bruges.

I forberedelsesfasen er der ofte følgende aktiviteter (økonomichefen er involveret som vist i højre side):

Fase 2: Strategiworkshops og strategimøder

I kernen af strategiprocessen gennemføres en til flere workshops og møder. Under workshops og møder er økonomichefens traditionelle rolle ofte at fokusere på økonomi. Det kan være en vanskelig rolle, for det vil ofte begrænse og lægge en dæmper på den kreative gejst. Ved at være åben om, at 1) først brainstormer vi og 2) derefter ser vi på hvad der giver gevinst for forretningen og 3) til slut afklarer vi behov for ressourcer og finanser og prioriterer hvad vi vil gennemføre, er det muligt også at bidrage med ideer uden efterfølgende at blive "skudt på" når regnestykket skal gå op, og det skal sikres at alle projekterne kan finansieres.

Opmærksomhedspunkter: Vær åben omkring rolle. Deltag aktivt i idé-fase, men sørg for også at fokusere på finansiering og cost/benefits. Vær tæt på CEO omkring forventninger til din rolle som økonomichef, så det er helt klart hvad du skal bidrage med.

Økonomichefen er typisk involveret som vist til højre.

Fase 3: Eksekvering af strategi

I eksekveringen af strategien er fokus ofte rettet mod projekter og måling af resultater. Rigtig mange virksomheder er bundet op af et overdrevet stort antal målepunkter/KPI'er, som så derudover er koblet til lederes og medarbejderes personlige mål i et Balanced Scorecard. Det er økonomichefens opgave at sørge for, at antal og typen af måltal er til at håndtere i praksis. Måltal skal give mening, det skal være tal der kan give mulighed for at ændre retning, og så skal det være muligt løbende (enkelt) at opsamle måltallene til rapporteringen. Her kan Balanced Scorecard ofte også være en byrde for økonomiafdelingen, som skal levere resultat-tal.

Opmærksomhedspunkter: Det er økonomichefen der i sidste ende er ansvarlig for økonomien. Det ansvar medfører stort behov for at holde øje med risici forbundet med forretningsprojekter. En sælgers salg til en ikke-kreditværdig kunde kan ruinere virksomheden. Derfor, sørg for at bruge risikomatrix og risikolog i forhold til alle projekter og større forretningsaktiviteter.

Her er økonomichefen ofte involveret i måling af finansielle ressourceforbrug og resultater.

Udfordringer i rollen for økonomichefen

Herunder er beskrevet tre typiske større udfordringer i relation til strategiprocessen, som enhver økonomichef nøje bør overveje.

Økonomichefens dobbeltrolle som gatekeeper og idégenerator

Økonomichefen skal være gatekeeper for økonomien, lovgivning, risc management m.v. Alt det kedelige og ikke-vækst rettede. I den rolle kan økonomichefen let fremstå som en der begrænser kreativiteten, ideerne, og alt det vilde der skal til for at skabe vækst. Det er derfor vigtigt for økonomichefen, at være åben om den naturlige dobbeltrolle der ligger i:

  • At være med til at brainstorme og komme med out-of-the-box ideer.
  • Samtidig kræve at der er et sundt forretningsmæssigt potentiale som grundlag for at gøre ideerne til virksomhedens strategi.
  • Økonomichefen skal på lige niveau med de øvrige i ledelsen bidrage i den kreative proces, men samtidig være ansvarlig og bagstopper for dårlig forretning.

Hvis der er en åbenhed omkring den dobbeltrolle, bliver det lettere, at få ledelsen til at fungere som et team i strategiprocessen.

Økonomichefen er ansvarlig for økonomien - uanset hvad

For at sikre, at udviklingsprojekter, salg, markeder m.v. ikke løber løbsk er det afgørende at styre risici. Det gøres bedst med et risc management system, hvor der for alle strategiske projekter arbejdes med en risikomatrix og en risikolog. Det anbefales, at økonomichefen er repræsenteret i alle væsentlige projekter og sikrer, at der gennemføres en risikostyring i projekterne. I kreative miljøer kan for stort fokus på risikostyring bremse og direkte skade udviklingen. Her anbefales det at økonomichefen selv søger at opgøre risici baseret på oplysninger fra projektet - uden at demotivere projektteamet.

Økonomichefen finder løsninger

Når et i øvrigt sundt strategiske projekt har udviklet sig på en anden måde end forventet, og har brug for hjælp, forventes det at økonomichefen er med til at finde løsninger så projektet - så vidt muligt - ikke bremses af økonomiske barrierer. F.eks. kan der være behov for yderligere finansiering eller behov for flere ressourcer. Her forventes det ofte fra de øvrige funktioner og CEO, at økonomichefen er smidig og finder løsninger, så virksomheden kan opnå succes med de strategiske projekter. Økonomichefen skal hjælpe forretningen ud af en vanskelig situation – på trods af at økonomi ikke har ansvaret for det, der er sket.

 

Henrik Nygaard
M: hnygaard@nygaardadvisory.dk
T: 26818123