Etablering af Advisory Board

Når en virksomhed ønsker at etablere et Advisory Board, kan der være flere årsager. Eksempelvis kan der savnes specifik faglig viden eller viden om ledelse. Eller ejeren kan savne ude fra kommende sparringspartnere, som kan give et godt råd og som guider i den fortsatte udvikling. Uanset hvilken årsag der er til at etablere et Advisory Board, så er det afgørende for successen indledningsvis, at fastlægge formålet med Advisory Boardet. Derved kan formålet være styrende for, at de rette deltagerne udpeges og sættes ind i rollen på den mest hensigtsmæssige måde.

For at etablere et Advisory Board gøres følgende:

1. Afklar formålet med et Advisory Board
2. Fastlæg hvilke opgaver gruppen skal varetage
3. Fastlæg hvilke funktionelle roller og viden der er nødvendige for at gennemføre opgaverne
4. Fastlæg hvilke kompetencer der er behov for, for at udfylde rollerne
5. Afklar i hvilke typer virksomheder eller organisationer de pågældende kompetencer findes
6. Beskriv for hver rolle hvad der forventes, samt krav til personen
7. Find virksomheder hvor mulige Advisory Board kunne sidde i et chef-job
8. Beslut honorering, fortrolighedserklæring, formalia, mødeantal m.v. inden møder med kandidater
9. Find mindst to kandidater pr. rolle og udvælg derefter baseret på indtryk fra møde i forhold til rolle og krav til personen
10. Fastlæg årscyklus for funktionens møder koblet til ledelsesarbejdet og arranger mødernes temaer, samt indkald til årets møder.
11. Afklar det praktiske omkring spilleregler for Advisory Boardet og igangsættelsen af gruppens arbejde. Vær opmærksom på at målrettet mødeledelse med behandling af emner, beslutning og referat af beslutning er nødvendig for at få succes med Advisory Boardet. 

Processen ser lang og krævende ud, men i praksis er den let at gennemføre. Specielt hvis der tages udgangspunkt i erfaringer og skemaer fra rådgiver. Her stiller jeg gerne skemaer for rollebeskrivelser, spilleregler for Advisory Board m.v. til rådighed for din virksomhed.

Når formålet er fastlagt, afklares hvilke opgaver Advisory Boardet skal gennemføre, hvilke job-roller der kræves for at løse opgaverne, samt hvilke kvalifikationskrav der stilles til medlemmerne. Også her er det en fordel, at trække på erfaringer fra andre der har etableret et Advisory Board, som enkelt kan guide og sætte tankerne i system.

I processen med at afklare behov for viden, skal man være åben og ærlig og afklare: Hvor er det vi ikke kommer videre? Hvad er det for opgaver, vi har svært ved at løse? Hvor er det vi hele tiden taler om "bare vi havde en der kunne....". Hvad er det for en viden vi savner? Når behovsafklaringen er gennemført kan kravlisten måske omfatte udelukkende specialister, og det er derfor fristende udelukkende at finde eksperter. Det anbefales imidlertid også at sætte ledere med generel ledelseserfaring i Advisory Boardet. Det mix giver en god balance mellem specialisterne, og lederne som har fokus på ledelse, organisering og den generelle forretningsudvikling.

Når job-roller og kvalifikationskrav er på plads, identificeres de virksomheder hvor mulige interesserede og egnede kandidater kan komme fra. Det er erfaringen, at der i mindre virksomheder ofte er et stort behov for helt konkret faglig viden. F.eks. markedsviden, viden om teknologi, supply chain management og sourcing, salg, økonomi, it, produktion og funding. Behovene er helt individuelle og forskellige fra virksomhed til virksomhed. For at få den mest opdaterede viden fra deltagene i Advisory Boardet anbefales det, at søge deltagere fra aktive liniechef job i andre større virksomheder som f.eks. teknologi-/udviklingsdirektører, SCM-direktører, salgs- og markedsføringsdirektører, CFO'er og lignende. Typisk vil viden fra andre større ikke-konkurrerende virksomheder inden for samme branche være værdifuld. En it-dreven start-up virksomhed inden for app-udvikling kan eksempelvis have glæde af en udviklingsdirektør fra en lidt større og mere moden app-udviklingsvirksomhed. I mange Advisory Boards er der naturligt også behov for at finde personer som kender til funding. De eksperter befinder sig ofte i iværksættermiljøer som rådgivere eller som business angels.

Det kan være vanskeligt, at finde kandidater uden for eget netværk til et Advisory Board. Brug af netværket er naturligt en mulighed, men det anbefales at søge uden for først. Vær tro mod kravprofilerne i screening af kandidater. Erfaringer viser at Linkedin er en god kilde til at finde mulige kandidater. Telefonisk kontakt til virksomheder og afsøgning af hvem der har hvilke chefposter er en mulig løsning, hvis Linkedin ikke giver resultater. Husk, at søgningen ikke er en trussel mod hverken den anden virksomhed eller kandidaten. Alle vinder på at øge netværket og trække på viden. Når kandidater er udpeget vælges to mulige kandidater til hver rolle som inviteres til en uformel samtale, hvor I prøver hinanden af.

Antallet af deltagere i Advisory Boardet foreslås begrænset til omkring fire til seks. Den nødvendige viden skal findes i Advisory Boardet, men det er vanskeligt og upraktisk med for stor en gruppe. Vær opmærksom på transporttid. Lang transport begrænser muligheden for et muligt ekstra møde, og det reducerer også interessen for at deltage, hvis et to-timers Advisory Board møde reelt bruger en hel dag.  

Advisory Boards mødes typisk fire til seks gange årligt. Ved fastlæggelse af møderne er det en fordel, at møderne følger virksomhedens naturlige års-cyklus for udarbejdelse af strategi, fastlæggelse af budget, handlingsplansarbejde, performance evaluering, MUS m.v. På den måde kan Advisory Board medlemmerne naturligt involveres i virksomhedens liv og spørges til råds om strategi, budget, planer m.v. Under møderne er det helt afgørende, at emnerne behandles professionelt og målrettet. Emnet præsenteres og diskutteres. Herefter træffes en beslutning som tages til referat. 

Vær opmærksom på at etablering af et Advisory Board typisk tager to til tre måneder. Herefter kan første Advisory Board møde holdes en til to måneder senere. Det er ofte travle personer man vil have med, og det tager tid at gennemføre afklarende møder, samt at få årets mødeplan på plads. Start derfor i god tid, hvis der er behov for at etablere et Advisory Board.

Hvis du er interesseret i, at vide mere om kursus i etablering af Advisory Board, så læs mere here

Henrik Nygaard
M: hnygaard@nygaardadvisory.dk
T: 26 81 81 23