Tilrettelæggelse af overordnede handlingsplaner for eksekveringen

Strategisk planlægning og beslutninger om strategisk retning gennemføres i organisationens øverste ledelseslag baseret på en strategisk proces. Betydende resultater fra den strategiske proces er overordnede mål og balanced scorecard måltal bredt ud til alle dele af organisationen. BSC måltal opdelt for hver organisatorisk område giver mulighed for at måle, om de strategiske tiltag bliver indfriet.

Tilsvarende er Must Win Battles og virksomhedens værdier ofte del af de resultater der kommer ud af en strategisk proces. Must Win Battles som er de helt overordnede slag der skal vindes for at organisationen kommer i mål med strategien. De er ofte lette at huske og begrænset til 4-7 MWB. Værdierne er tilsvarende et antal betydende værdier, som netop karakteriserer hvordan virksomheden søger at agere internt og i forholdet til omgivelserne.

Som en del af udrulningen af strategien udarbejder hvert fagligt område delstrategierne som f.eks. en markedsføringsstrategi, salgsstrategi, produktstrategi, udviklingsstrategi, teknologistrategi, it-strategi m.v. De enkelte delstrategier koordineres og følges løbende. Ofte styres eksekveringen gennem et programkontor, som sørger for sammenhæng, så f.eks. ændrede udviklingsfrister indarbejdes i tidsplanerne i markedsførings- og salgsstrategierne. I store organisationer er den interne koordinering mellem faglige områder omfattende. Der er konstant ændringer i planerne og de enkelte afdelinger er dybt afhængige af hinanden. Beslutninger om at omprioritere i forholdet til markedets behov skal slå igennem hele vejen ind i organisationen til udviklingsafdelingen og produktionsområdet.

Udarbejdelse af detaljerede planer for de mange initiativer er derfor naturligt helt centralt for at sikre eksekvering af strategien. Herunder er vist et simpelt planlægningsskema, som kan bruges.

   

UDVIKLINGSPLAN ÅR: 

OVERORDNET MÅL:

MÅLTAL:

TIDSRAMME FOR INDFRIELSE AF MÅL:

LOKALT ORGANISATORISK MÅL:

MÅLTAL:

TIDSRAMME FOR INDFRIELSE AF MÅL:

ANSVARLIG LEDER:

PROJEKTLEDER:

HOVEDAKTIVITETER:

START

SLUT

RESSOURCER

BESLUTNINGSMILESTONE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Det handler naturligvis om at planlægge og efterfølgende føre planerne ud i livet. Planer bliver af mange forskellige årsager ikke eksekveret. F.eks. på grund af manglende ressourcer, fordi der ikke var behov for det der oprindeligt skulle gennemføres, eller fordi den daglige hverdag overhaler planerne. Ofte går det galt i tilrettelæggelsen af planerne, som ikke er udarbejdet i samme detaljeringsgrad eller med at konsekvent sammenhægende indhold på tværs af organisationen.

Det er derfor en udfordring, at holde planerne på et tilpas detaljeringsniveau. Man fristes let til at udarbejde meget lange projektplaner, med tusindvis af detailaktiviteter, som det er meget omfattende at replanlægge og følge op på. Derfor, hold planerne på et overordnet niveau, og lad de enkelte afdelinger arbejde med egne planerne inden for de start/slut-tidspunkter den overordnede plan har fastlagt. 

For af planlægge på samme måde i samme "plovdybde" på tværs af organisationen, kan de anbefales at etablere et pragramkontor, som overordnet har ansvaret for projekt governance og står for alle templates der bruges under planlægningen. Ensretning i planer, hvordan der planlægges, og at der skabes sammenhænge på tværs af organisationen er en stor fordel, når strategier og udviklingsplaner skal eksekveres.

I planskemaet ovenfor er vist brugen af beslutningsmilestones. Mange organisationer arbejder med beslutningsbriefinger, hvor flere fagområder på tværs af virksomheden involveres i at evaluere resultater og være med til at sikre sammenhængen fagområderne imellem. Briefingerne er en god måde at sikre, at der er sammenhæng, så udviklingen gennemføres koordineret mellem virksomhedens funktioner.

Vær også opmærksom på at de overordnede planer skal indgå som del af det periodiske og daglige ledelsesarbejde. I ledelsesarbejdet mødes ledelsen ofte på ugebasis og afstemmer status og følger fremdrift generelt. Det kan ikke anbefales, at følge op på de overordnede handlingsplaner på ugebasis, men hver 14. dag eller hver måned tage en større tur gennem planerne, hvor fremdrift, resultater, problemer og ressourcer tales igennem. Derved øges ledelsens føling med eksekveringen og ledelsen får samtidig direkte indflydelse på fremdrift og på beslutninger om korrigerende handlinger.

Henrik Nygaard
M: hnygaard@nygaardadvisory.dk
T: 26 81 81 23