Case: Tværgående synergier i Cash Management Services hos Loomis

Kort om Loomis

Loomis er specialister i sikker og effektiv kontanthåndtering, og tilbyder totalløsninger inden for kontant- og værdihåndtering til detailhandlen, banker og sparekasser. Kerneydelsen for Loomis er at beskytte, transportere og optælle kontanter.

Loomis står for ca. 80% af den danske kontanthåndtering, og er en del af en international koncern med 22.000 medarbejdere fordelt på 400 lokationer.

Baggrund og mål

Loomis er operationelt delt i transportområdet Cash In Transit (CIT), og Cash Management Services (CMS) som varetager optælling, opbevaring og udlevering af kontanter.

CMS består af flere teams som hver især er fokuseret på opgaver inden for større eller mindre depoter, ATM’er, sortering og pakning af mønter, samt pakning af valuta baseret på bestillinger fra bankerne. Hvert team har veldefinerede ansvarsområder, egen bemanding, og arbejder i høj grad selvstændigt.

Af hensyn til at skabe større fleksibilitet mellem teams, ressourceudjævne og et bedre arbejdsmiljø i travle perioder, ønskede ledelsen øget samarbejde mellem teams ved at medarbejdere i perioder bistår i andre teams.

Det var herunder intentionen, at øget samarbejde skulle medføre, at flere har kompetencer til at arbejde på tværs, hvilket giver større fleksibilitet.

Det var for ledelsen også vigtigt, at det tværgående samarbejde vil øge forståelsen for andre teams, og at den øgede forståelse ville medvirke til at forbedre samarbejdet.

Opgaveforløbet

Under workshops kortlagde medarbejdere og ledere fra hvert team opgaveporteføljen og vurderede herefter:

  • hvornår der var travlt i løbet af ugen, og dermed behov for hjælp, samt hvilke opgaver assistancen omhandlede.
  • hvornår det var muligt at hjælpe andre teams.

De første workshops var målrettet hvert team, så der var et udgangspunkt for samarbejdet. Mantraet var ”hvad vil vi gerne have bistand til og hvornår – og hvornår kan vi arbejde med hos andre teams”.

Under fælles workshop mellem alle teams blev der arbejdet med udveksling af opgaver og assistance fra andre teams.

Aftalerne førte til fast skemalagt samarbejde mellem teams.

Den umiddelbare positive effekt er, at der nu samarbejdes mere på tværs. Samtidig bruges ressourcerne mere effektivt.

Indsatsen har også betydet, at der er åbnet op for et tværgående samarbejde, hvor man i højere grad bistår, hvis der er travlt. Det er blevet mere naturligt at bede om hjælp, og tage initiativ til at hjælpe, hvis man ser, at der er behov.

Den arbejdsform skal der nu arbejdes videre med, så kultur og tilgangen fremadrettet bliver, at teams i CMS samarbejder og tænker som et fælles team fokuseret på fælles mål, opgaver og ressourcer.

Resultater

Henning Lindø, COO i Loomis siger følgende om processen og resultaterne:

”Nedbrydning af siloer, arbejde på tværs i organisationen, fælles indsats og mål, var kernen i vores tilgang til forandringsprojektet.

For at strukturere, støtte og vejlede os gennem forløbet, fik vi hjælp af Henrik Nygaard som jeg tidligere har arbejdet sammen med i optimeringsprojekter.

Henrik blev valgt da hans tilgang er praktisk anvendelige løsninger der ikke bare ender som endnu et projekt i en mappe på reolen  - men løsninger der faktisk er gennemførbare med gode resultater.

Efter et relativt komprimeret forløb med høj grad af medarbejder involvering på flere niveauer – står vi i dag dels med en løsning hvor det at arbejde på tværs er blevet en del af kulturen –  og dels med en organisation der kan og tør arbejde med kontinuerlige forandringer."