Case: Transformation i Københavns Kommune – opgaveflytning til Amager Ressource Center

Kort om casen

Københavns Kommune havde besluttet, at overdrage husholdningsaffaldsindsamlingen til Amager Ressource Center (ARC), det tidligere Amager Forbrænding. Årsagen var behovet for at skabe et mere solidt økonomisk fundament hos ARC.

Om serviceringen af borgerne, som var en integreret del af affaldsindsamlingen, også skulle overdrages til ARC, var uafklaret.

Det var dermed uafklaret i hvilket omfang opgaver, organisation og økonomien skulle deles mellem Københavns Kommune og ARC.

Indledningsvis i forløbet blev forretningsprocesser og sammenhænge i organisationen kortlagt, hvilket udgjorde grundlaget for at vurdere, hvor stor en del af affald- og genbrugsorganisationen, det kunne anbefales at overdrage til ARC.

I den efterfølgende beslutningsproces i embedsmandsværket og hos politikerne, blev der arbejdet med afprøvning af forskellige scenarier, som førte til en endelig beslutning i Københavns Kommunes Borgerrepræsentation, i ARC’s bestyrelse og i Ankestyrelsen.

I den sidste fase blev kontrakter, økonomi, personale, opgaver, teknik, materiel, dokumenter m.v. overdraget fra Københavns Kommune til ARC, og der blev etableret et antal samarbejdsfora, som var med til sikre det fremadrettede samarbejde på tværs af de to organisationer.

Igennem hele forløbet var den daglige ledelses kommunikation med medarbejderne helt central for at skabe en proces, hvor medarbejderne bidrog positivt i afklaringer og fastlæggelse af set-up’et.

Kort om enheden Affald og Genbrug i Teknik og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune

Affald og Genbrugs var primært ansvarlig for styring af de renovatører der indsamlede husholdningsafffald og modtagelse af henvendelser fra kunderne om manglende tømning, behov for nye beholdere m.v.

Som en del af den løbende udvikling blev der gennemført udviklingsprojekter målrettet nye miljøfremmende affaldssystemer og genanvendelse, samt projekter målrettet renovering af gårdmiljøer og idriftsættelse af nybyggerier.

Et betydende element for enheden var kommunikation med borgerne om f.eks. at øge graden af affaldssortering, men også at informere på den borgervendte hjemmeside affaldsservice.dk om f.eks. driftsændringer.

Som en del af forretningen indgik kalkulation af økonomi til brug for ejendomsskatteopkrævningen. 

Driften blev understøttet af IT-løsning som blev benyttet af både renovatører og kunderne til indmelding af ønsker, fejl og problemer.

Enheden bestod af ca. 45 medarbejdere, som var ingeniører, økonomer, teknikere og kontoruddannet personale.

Baggrund

Amager Ressource Center var i en økonomisk situation, hvor der var behov for, at ejerkredsen bestående af bl.a. Københavns Kommune støttede den økonomiske udvikling og skabte et bedre økonomisk fundament.

Det blev derfor besluttet at tilføre økonomi svarende til årligt minimum 250 mill.kr. fra Københavns Kommune, ved at overdrage opgaven forbundet med indsamling af husholdningsaffald til ARC.

Baggrunden for konsulentassistancen var behovet for at styre projektforløbet, kortlægge forretningsprocesser og snitflader, bistå med beslutningsoplæg, dokumentere de overdragene opgaver, samt i det hele taget sikre, at alle elementer i afklaringen og opgaveoverdragelsen blev gennemført.

Processen

Opgaven blev gennemført inden for følgende opgaveområder:

  1. Kortlægning af forretningsprocesser og snitflader
  2. Beslutningsproces i forhold til omfanget af opgaveoverdragelsen til ARC
  3. Praktisk overdragelse af kontrakter, økonomi, personale, opgaver, teknik, materiel, dokumenter m.v.

Parallelt i processen blev der ugentligt kommunikeret, så alle 45 medarbejdere hele tiden kendte til processen og resultater.

Kommunikationen var helt central og havde stor betydning for at medarbejderne igennem hele forløbet følte sig trygge og involverede. Som et væsentligt element i kommunikationen var chefen dagligt rundt i organisationen og adressere alle, for at opfange og behandle spørgsmål og bekymringer.

Denne meget omhyggelige tæt-på-ledelse havde stor betydning for, at medarbejderne havde indflydelse på processen og fra start til slut bidrog konstruktivt i transformationen.

1. Kortlægning af forretningsprocesser og snitflader i organisationen

Som udgangspunkt var det besluttet at overdrage økonomi på 250 mill.kr. fra Københavns Kommune til ARC, svarende til affaldsindsamlingskontrakterne med de eksterne private renovatører.

I Københavns Kommune blev indsamlingskontrakterne styret af et kontraktteam, og det var derfor også den umiddelbare vurdering, at det team skulle flyttes til ARC.

Et kundeteam varetog opgaven med at have kontakt til borgere, viceværter og renovatører i forhold til manglende tømninger, gårdoptimering, deleordninger, puljeordninger m.v.

Et datateam og en IT-gruppe varetog opgaven med affaldsbeholderdata og IT-understøttet workflow til styring, af de årligt ca. 250.000 opgaver der kommer ind fra Københavns Kommunes 500.000 borgere. Herunder også etablering af datagrundlaget for ejendomsskattebilletten.

Derudover var der en projektafdeling, som varetog indførelse af nye indsamlingsformer, f.eks. indførelse af den på det tidspunkt netop gennemførte udrulning af bio-indsamling.

Af hensyn til at skabe et dybere kendskab til den tværgående opgaveløsning, samt hvordan de enkelte teams arbejdede sammen, blev samtlige forretningsprocesser kortlagt.

Herefter blev der arbejdet med mulige snitflader i processerne, afhængig af hvilke overordnede opgaver og teams der eventuelt blev flyttet med til ARC.

Sammenhænge internt i Københavns Kommune til et udviklingsområde og det myndighedsrettede område blev også kortlagt.

2. Beslutningsproces om omfanget af opgaveoverdragelsen til ARC

Baseret på kortlægningen af forretningsprocesserne, arbejdet med snitfladerne og de tværgående sammenhænge, blev der fastlagt et forslag til fremtidig organisering.

Beslutningsprocessen var herefter indledningsvis på embedsmandsniveau, hvor det blev afklaret, hvilken løsning og hvilke alternativer der skulle indstilles til beslutning hos politikerne.

Som en del af den beslutningsproces og arbejdet med den politiske indstilling, var det politiske team i Københavns Kommunes Teknik- og Miljøafdeling og de erfarne ledende embedsmænd i forvaltningen væsentlige samarbejdspartnere for projektgruppen.

Indstillingen blev herefter behandlet i Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget, for afslutningsvis at blive behandlet i Borgerrepræsentationen.

Som udløber at beslutningen blev der udarbejdet en aftale mellem Københavns Kommune og ARC, som blev behandlet og godkendt i Ankestyrelsen.

3. Praktisk overdragelse af kontrakter, økonomi, personale, opgaver, teknik, materiel, dokumenter m.v.

Baseret på beslutningen i Borgerrepræsentationen blev den praktisk overdragelse endeligt tilrettelagt og gennemført.

En afgørende forudsætning for overdragelsen var klare opgavesnit mellem Københavns Kommune og ARC. Herunder hvilke opgaveansvar som skulle fastholdes i Københavns Kommune, og hvilke der skulle flyttes til ARC.

I en meget detaljeret afklaringsproces fastlagde ledere og nøglemedarbejdere hos Københavns Kommune med ledelsesrepræsentanter fra ARC opgavedeling og snitflader.

Som en del af den proces blev det også afklaret, hvilke kompetencer der fremadrettet ville være behov for hos ARC, for at kunne gennemføre opgaverne.

Kompetenceafklaringen dannede grundlag for fastlæggelse af hvilke medarbejdere der blev virksomhedsoverdraget til ARC.

Et centralt element i overdragelsen var affaldsindsamlingskontrakterne, samt overdragelse af de tilhørende servicekontrakter, eksempelvis affaldsbeholderservice.

Et vigtigt element var at sikre fælles adgang til anvendelse af IT-workflowsystemet, så både ARC og Københavns Kommune fortsat kunne modtage og behandle henvendelser fra både borgere og renovatører.

Afslutningsmæssigt blev opgaveoverdragelsen og overdragelsen af fysisk materiel, adgange til IT-løsninger m.v. dokumenteret.

Af hensyn til at lægge grunden til et fremtidigt godt samarbejde mellem Københavns Kommune og ARC, blev der etableret et antal samarbejdsfora målrettet kundeservicering og drift, udvikling, IT-understøttelse, økonomi m.fl.

Af hensyn til behandling af eventuelle uenigheder i det driftsmæssige samarbejde, blev der etableret et eskalationsprincip, hvor et forum bestående af ledere fra ARC og Københavns Kommune mødes på ad-hoc basis.

Chef for Affald og Genbrug, Københavns Kommune Marcus Müller siger følgende om processen og resultaterne:

"Overdragelse af affaldsindsamling fra Københavns Kommune til Amager Ressource Center stod på i 7 måneder og var specielt udfordrende, da de daglige driftsopgaver fortsat skulle varetages samtidig med at stort set samtlige medarbejdere var berørt af overdragelsesprocessen.

For at jeg som chef for den berørte enhed kunne stå i spidsen for selve overdragelsesprocessen og være en synlig leder, der var til rådighed for medarbejderne, havde jeg brug for bistand fra en erfaren konsulent. Her var Henrik Nygaard en stor støtte under hele processen. Henrik hjalp med at tilrettelægge og løbende tilpasse en proces, der tog afsæt i min ledelsesstil og mit ønske om en åben og inddragende tilgang over for medarbejderne. Henrik tog sig af den overordnede planlægning af processen og var samtidig med til at løse de dertil knyttede arbejdsopgaver, såsom kortlægning og tilpasning af de konkrete arbejdsgange sammen med medarbejderne. Derudover var Henrik en værdsat sparringspart for mig når det kom til tackling af de daglige ledelsesudfordringer, der naturlig opstår under en sådan transformation.

Det er min klare vurdering, at Henriks bidrag under processen har været afgørende for, at vi kunne komme i mål med denne krævende opgave."