Case: Lean finansiel månedslukning og Lean serviceprocesser hos Poul Johansen Maskiner A/S

Kort om Poul Johansen Maskiner

Poul Johansen Maskiner er etableret i 1960 og producerer maskiner og montageanlæg til produktionsvirksomheder world wide.

Maskinanlæggene er af høj kvalitet i det øvre segment, og er kendt for at være blandt de bedste i verden. Blandt kunderne er store danske virksomheder som Lego, Coloplast og Danfoss.

Baggrund og mål

I PJM var der ønske om at øge lean kompetencerne, og samtidig var der i flere områder umiddelbart behov for at gennemføre lean.

I økonomi var der ønske om øget fælles forståelse af aktiviteter i månedslukningen, hvordan aktiviteterne er bundet sammen, og hvordan de påvirker månedslukningen. Der var også et ønske om at undersøge mulighederne for at effektivisere, og frigøre tid til analyser og kvalitativt arbejde. Endelig var der et ønske om at afkorte og udjævne ressourceforbruget.

I serviceområdet havde vækst i servicering af kunderne medført etablering af selvstændig servicedivision.

Kompleksiteten var steget og det var derfor naturligt at arbejde inden for rammerne af et service management system, som håndterer henvendelser fra kunder fra start til slut.

Herunder var der også ønske om at vurdere mulighederne for at gennemføre administra-tionsopgaver mere effektivt og mere robust. Som en del heraf også at afklare mulighederne for digitalisering af serviceprocesserne.

Processen

I begge forløb – finans og service – blev det indledningsvis fastlagt, hvilke funktioner og medarbejdere, som skulle deltage i lean forløbet.

PJM havde allerede fra start udpeget intern leankonsulent, der som en del af forløbet skulle trænes i leanværktøjerne, og dermed have tilstrækkelige færdigheder til efterfølgende selvstændigt at kunne gennemføre lean.

Under lean i servicedivisionen blev arbejdsgangene mellem kunde, servicechef, serviceteam, serviceadministration og designafdelingen kortlagt på papirbaner og efterfølgende tegnet i visio.

Af hensyn til overskueligheden, blev service processerne kortlagt under tre forløb målrettet henholdsvis:

  • Akut 24/7-service
  • Planlagt service
  • Ombygnings-/opgraderingsservice

Som en del af kortlægningen blev der arbejdet med indsatsområder der var målrettet bl.a.  forbedret kundeservicering, effektivitet og øget digitalisering. En øget digitalisering var central af hensyn til at understøtte et aktivt serviceteam der opererer world wide.

Lean mapping af serviceprocesser

 

 

 

 

Under arbejdet med lean af den finansielle månedslukning blev processerne kortlagt inden for faglige områder som rapportering, igangværende arbejder, periodiseringer, afskrivninger, løn og timeregistreringer, finanskonteringer, afstemninger og projekter.

Under leanforløbet blev der arbejdet med øget indsigt i de finansielle aktiviteter, identificeret muligheder for effektivisering og digitalisering.

En af målsætningerne med lean af månedslukningen var fastlæggelse af lukketermin på dagsniveau (markeret med rødt).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lean mapping af finansielle processer

Resultater

Benny Smith, CEO siger følgende om resultaterne:

”Hos PJM har vi på flere måder haft stor glæde af LEAN workshoppene. For det første har de medvirket til at skabe et langt bedre overblik og forståelse i vores organisation af de processer vi fik kortlagt.

For det andet har de peget på en række forbedringsmuligheder, herunder ikke mindst muligheder for en langt større grad af digitalisering af nogle vigtige forretningsprocesser, som i dag er både tunge og temmelig sårbare.

Disse input er allerede blevet anvendt ifm. specificering af et nyt ERP-system, hvor vi f.eks. har besluttet at implementere et egent-ligt Service Management Modul i den forbindelse.

Endelig har vi fået opbygget nogle kompetencer og værktøjer internt, således at vi fremover forventer selv at kunne gennemføre lig-nende LEAN workshops mhp. at kortlægge og optimere andre relevante processer.

Der skal derfor lyde en stor tak til Henrik Nygaard for at facilitere LEAN workshoppene, idet vi kan konkludere, at det har været en god investering!”