Case: Lean finansiel månedslukning hos Ferrosan Medical Devices

Kort om Ferrosan Medical Devices

Ferrosan Medical Devices producerer medicinsk udstyr til brug for operationer og diagnosticering, herunder blodabsorberende svampe og micro anæstesi elektronik til minimalt invasive operationer.

FMD har produktion i Danmark og Polen. Ledelse, salg, udvikling og administration er lokaliseret i Danmark.

Baggrund og mål

Ferrosan Medical Devices har over de seneste fem år været igennem en kraftig vækst, hvilket har ført til mere end en fordobling af aktiviteter og omsætning.

Som følge af væksten er der opstået flere og nye opgaver, samt nye roller i de finansielle funktioner. Det har ført til flere medarbejdere og en højere grad af specialisering.

Med den øgede mængde opgaver og flere der skal koordinere indbyrdes, var der behov for øget styring af månedslukningen.

Det blev derfor besluttet, at gennemføre et Lean forløb med Kaizen event.

Mål: Månedslukning til aftalt tid i en robust proces.

Middel: Kortlægning af processer, dagsplan for gennemførelse af aktiviteter og fælles daglig opfølgning målrettet aftalte terminer.

Processen

Lean forløbet blev gennemført som en Kaizen Event over en dag med de otte medarbejdere inden for Accounting og Controlling.

Som forberedelse til Kaizen workshoppen blev forventninger til resultat, rollefordeling og dagens aktiviteter indledningsvist afklaret. Herunder udpegedes de faglige ansvarsområder inden for hvilke spor aktiviteterne skulle kortlægges.

De faglige spor var Kreditorbogholderi, Debitorbogholderi, Løn, Regnskab, Salgscontrolling/-forecasting, Controlling – generelt, Controlling Projekt/IT/Site, Controlling – Produktion, samt Management.

På verdens operationsstuer er der en god sandsynlighed for, at man kan finde et af Ferrosan Medical Devices' produkter.

Under workshoppen blev aktiviteterne i månedslukningsforløbet i første trin kortlagt i svømmebaner (vist i procesflow herover).

I trin to blev aktiviteterne koblet med hinanden af hensyn til at afklare sekvens og indbyrdes afhængigheder.

I et trin tre blev den kritiske vej igennem månedslukningen drøftet, og de 20 mest kritiske aktiviteter i forløbet blev taget ud til særlig daglig opfølgning ved månedsskiftet.

Derudover blev samtlige aktiviteter tidsestimeret af hensyn til at vurdere, om der var dage med særlig høj belastning.

Som opfølgning på dagen blev processen tegnet op, med tilhørende dagsplan der viser aktiviteter dag for dag, og der blev afholdt opfølgningsmøde, hvor også indsatsområder i den videre forbedring blev drøftet.

Kortlagt procesflow:

Dagsplan for månedslukningen:

Resultater af gennemført Lean Event

Henrik Frank Nielsen, Director, Group Controlling siger følgende om resultaterne:

”Ved at gennemføre Lean Kaizen eventen, inkl. forberedelse og afrapportering, fik vi skabt en god forståelse af den samlede arbejdsgang blandt alle involverede, hvilket var et af de vigtige mål med øvelsen.

Endvidere fik vi skabt et solidt grundlag for arbejdet med løbende forbedringer af vores lukkeproces.”